Tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä.


Rekisterinpitäjä
 

  • Kotisihuolto Oy, 3200031-2
  • Pyynnöt henkilötietoihin liittyen osoitetaan: info@kotisihuolto.fi  


Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

Henkilörekisterin nimi 

  • Asiakasrekisteri
  • Potentiaalisten asiakkaiden rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on: 

  • Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde, joka muodostuu käyttäjän rekisteröityessä palveluun tai tilatessa huoltopalvelu.
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu tilanteissa, joissa rekisteröity vierailee verkkosivuillamme ja/tai lähettää yhteydenottopyynnön verkkosivun kautta tai on muulla tavalla yhteydessä rekisterinpitäjään.


Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat:

  • Asiakasrekisterin ylläpito
  • Tilatun palvelun toimittaminen asiakkaalle
  • Markkinointi (rekisterinpitäjän ja/tai sen yhteistyökumppaneiden palveluiden ja tuotteiden tarjonta ja markkinointi)
  • Asiakassuhteen synnyttäminen, ylläpitäminen, analysointi, kehittäminen ja asiakassuhdeviestintä
  • Palveluiden kehittäminen sekä personointi
  • Kumppanuuksien ylläpito
  • Palveluun rekisteröityneen käyttäjän tietojen hallinnointi


Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietojasi lisäksi lainsäädännön niin velvoittaessa kuten esimerkiksi kirjanpitolain säilytysvelvollisuuden perusteella, jolloin käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite.


Säännönmukaiset tietolähteet 

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään palveluun rekisteröitymisen, tilauksen tekemisen, asiakaspalvelutilanteiden tai uutiskirjeen tilauksen yhteydessä. Asiakkaasta kerääntyy tietoja myös verkkosivuston käytön yhteydessä. Yhteystietolistoja saatetaan myös ostaa tai saada yhteistyösopimusten kautta.


Käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. 

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja: 

Henkilötiedot:

  • nimi
  • kotiosoite 
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • ip-osoite
  • rekisterinpitäjän käyttäjän digitaalisiin laitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) lähettämät tekniset tiedot sekä evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita koskevat tiedot
  • asiakaspalveluun liittyvät sähköpostikeskustelut ja muut yhteydenotot
  • käyttäjätunnus, salasana
  • palvelunkäyttäjän palveluun luomien kohteiden tiedot ja muut palveluun kirjatut ja liitetyt tiedot (rakennukset, rakennusten sijaintiin liittyvät tiedot, huoltohistoria, dokumentit, yhteystiedot)
  • tilattu palvelu
  • asiakkaan mahdollisesti antamat lisätiedot tilausvaiheessa


Henkilötietojen luovuttaminen 

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kumppanuusyrityksille huoltopalvelun toteuttamisen mahdollistamiseksi, mikäli asiakkaan tilaaman palvelun tuottaminen niin vaatii.

Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi palveluita suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluita voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut ja markkinointi. Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille.

Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi yrityskaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä tai palvelun siirtyessä toiselle palveluntarjoajalle.

Tietoja voidaan lisäksi lain vaatimuksesta luovuttaa esimerkiksi viranomaisille.


Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.


Henkilötietojen suojaus 

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. 

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.


Tietojen säilytysaika 

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja tässä rekisterissä niin kauan, kun rekisterinpitäjällä on jokin tässä tietosuojaselosteessa käsittelyn tarkoituksiin kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

Eri henkilöryhmien henkilötietojen käsittelyaika määräytyy seuraavin perustein:

  • Asiakkaat
    • Tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika, käytännössä 1 + 6 vuotta asiakkuuden päättymisvuodesta lukien, jonka jälkeen tiedot anonymisoidaan järjestelmistä.

       

  • Potentiaaliset asiakkaat
    • Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietoja toistaiseksi niin kauan, kunnes sinusta tulee asiakas tai kunnes vaadit tietosi poistettavaksi rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä.
 

Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi. Rekisterinpitäjällä on oikeus säilyttää palveluun kirjattujen rakennusten, rakennusosien ja teknisten järjestelmien tiedot sekä julkiset ja yleisesti saatavilla olevat tiedot myös palvelun käytön lopettamisen jälkeen.


Rekisteröidyn oikeudet 

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin 

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot. 

Oikeus tietojen poistamiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos 

  1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty; 
  2. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai 
  3. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos 

  1. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden; 
  2. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai 
  3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

Vastustamisoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. 

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. 

Oikeus olla joutumatta automatisoitujen päätösten kohteeksi 

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. 

Edellä olevaa ei sovelleta, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten tai perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen. 

Oikeus peruuttaa suostumus 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. 

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
029 56 66700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi


Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen 

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.